Marco Montanelli, direttore di AkInnovation

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AkInnovation (www.akinnovation.eu) è una azienda che crede fortemente nell’innovazione e nella semplificazione. Per questo ha messo insieme uno staff altamente qualificato di esperti software ed hardware, per ideare e realizzare soluzioni IT semplici a problemi complessi.

Il suo prodotto di punta è “Otto”, un sistema avanzato che permette di tracciare e monitorare mezzi e dipendenti, ma anche attività e servizi, in tempo reale e in modo semplice ed intuitivo. All’ultima edizione di Exposanità ha presentato la sua applicazione nel campo dell’assistenza domiciliare: Otto4Care, un sistema completo che addirittura permette di rendicontare direttamente alla Regione le attività svolte sul territorio, le ore di assistenza svolte, le eventuali problematiche incontrate, lo stato di salute dei pazienti, contenendosi direttamente con il sistema informativo del committente.

AkInnovation è quindi la dimostrazione di come anche in Italia sia possibile innovare, inventare, promuovere innovazione concreta, rispondendo alle esigenze ed alle domande del mercato.

Ne parliamo con Marco Montanelli, Direttore di AkInnovation.

Come nasce la vostra azienda? Da chi è composto lo staff e quali sono le competenze di ognuno?

La nostra esperienza nel campo dell’ERP e del controllo di gestione ci ha portato a notare  che sul mercato non erano presenti strumenti flessibili e facili da utilizzare per rilevare le attività svolte dagli operatori quando dovevano svolgere il loro lavoro fuori dalla sede aziendale.

Il metodo, pressoché unico, utilizzato erano i fogli firma o i "pizzini" compilati dagli operatori con le ore svolte. L'utilizzo di questi elementi cartacei porta ad alcuni problemi a partire dal lunghissimo tempo di ricopiatura di questi dati su un computer (foglio excel o programma di gestione), alla grande possibilità di errori dovuti alla cattiva interpretazione dei dati scritti ed alla bassa certificazione del dato.

Abbiamo quindi fatto una ricerca a livello mondiale per vedere se esistessero dei sistemi capaci di eliminare queste problematiche e che fossero molto semplici da usare. Alla fine abbiamo notato che non esisteva uno strumento come quello che avevamo in testa. Abbiamo preso il coraggio a quattro mani, abbiamo lasciato un lavoro a "tempo indeterminato" e ci siamo buttati sul mercato.

L'azienda è partita con due "pazzi", Marco e Massimo, Marco con maggiori conoscenze in ambito di elettronica e firmware, e Massimo più orientato al campo del software di controllo di gestione. Successivamente si è aggiunto Simone che ha una conoscenza più importante nel campo degli applicativi web. Ultimamente si è aggiunto Mattia che dopo aver svolto uno stage presso di noi è stato assunto vista la sua passione e capacità nella realizzazione e gestione del software.

In Italia avviare una azienda che si occupa di "innovazione" non è proprio facile, come avete fatto? Quali sono stati i vostri "plus" che vi hanno permesso di catturare l'attenzione e la fiducia dei clienti?

Un po' di sana follia e il fatto che credevamo nella nostra idea. All'inizio abbiamo penato un po' perchè il prodotto non veniva "recepito" dal mercato, la risposta erano sempre le stesse: "abbiamo sempre utilizzato i fogliettini...", "gli operatori si sentiranno sfiduciati...", "è impossibile utilizzarli perché la rendicontazione al committente è troppo complicata...". Partendo da queste repliche abbiamo allora sviluppato tutta una serie di tool software che potessero aiutare i coordinatori dei servizi, e facessero sentire gli operatori più a loro agio.

Sono nati quindi il portale del dipendente, la piattaforma delle sostituzioni e della pianificazione e il sistema di rendicontazione automatica.

Il portale del dipendente permette all'operatore di non sentirsi controllato da un "grande fratello", ma di interagire con il sistema proponendo modifiche o aggiunte all'orario rilevato dal terminale inoltre attraverso questo portale si possono richiedere anche ferie e permessi. Una volte inserite le modifiche e le richieste, questo sono immediatamente girate al coordinatore che controlla ed approva. Insomma, l'operatore può agire come faceva prima con i "pizzini", ma tutta l'attività è già in forma elettronica. Inoltre anche eventuali problemi di fraintendimenti o di perdita del foglietto della richiesta, sono eliminati perché il processo permette di ricontrollare tutto il flusso delle richieste e modifiche, e questo elimina molte delle cause di discussione fra operatore e ufficio risorse umane.

La piattaforma delle sostituzioni, invece,  riduce uno dei problemi più sentiti nel campo del lavoro, la sostituzione di un operatore che non può presentarsi all'improvviso al lavoro. Attraverso la nostra piattaforma il coordinatore una volta scelto l'operatore da sostituire ha di fronte un elenco che mostra gli operatori, con la stessa mansione, liberi in quella giornata. L'elenco è poi indicizzato secondo le scelte del coordinatore in base alla distanza dal servizio, alla quantità di banca ore, alla frequenza di svolgimento di quel servizio ecc. Al coordinatore non resta che scegliere quello che ritiene più opportuno ed il gioco è fatto.

Siete stati al recenti Exposanità per presentare il vostro "Otto4Care", che accoglienza avete avuto? Le aziende che si occupano di assistenza domiciliare sono pronte all'innovazione ed al cambiamento?

Era la prima volta che partecipavamo ad una fiera internazionale così grande, ma il risultato ci ha entusiasmato, abbiamo avuto contatti e complimenti dalla Lettonia, alla Svezia, fino al Pakistan. Naturalmente anche le aziende italiane hanno potuto apprezzare il sistema per la semplicità di uso e completezza delle risposte.

"Otto" è un sistema hardware e software che si presta ad essere utilizzato anche in molti altri settori, in quali avete avuto le migliori risposte?

Otto è nato con un target preciso la "assistenza domiciliare", ma nel corso degli anni ha dato ottime risposte anche in svariati altri campi. Fra questi quelli più gettonati sono la vigilanza e le manutenzioni. Nell'ambito della vigilanza Otto va a sostituire il classico foglietto rosso lasciato per certificare il passaggio. La società di vigilanza può dare un accesso esclusivo ai propri clienti sul portale di AK che permette loro di controllare e verificare l'effettivo passaggio della ronda, e questo è un servizio che è molto più apprezzato del fogliettino rosso.

Altro ambito in forte espansione è quello delle manutenzioni, d'altra parte la manutenzione di un apparecchio si può anche vedere come assistenza domiciliare ad una macchina invece che ad una persona, le attività da svolgere saranno diverse ovviamente. Inoltre con lo scadenzario integrato nel portale di Akinnovation tutto diventa automatizzato, l'operatore effettua una manutenzione programmata ed automaticamente la prossima scadenza è ricalcolata, si effettua una manutenzione straordinaria, nella rendicontazione al cliente viene specificato che questa era fuori dal contratto di manutenzione ecc.

Vi capita di collaborare con altre aziende che si occupano di IT ed innovazione? 

Ci è capitato in passato ed abbiamo in corso adesso una collaborazione con un altra azienda che si è rivolta a noi per poter affrontare un cliente molto grande che richiedeva un approccio integrato ai propri problemi di gestione del personale, noi mettiamo la nostra esperienza nella gestione del personale e loro completano con le loro competenze e strumenti.

Che consiglio darebbe a dei giovani che hanno tante nuove idee ma che non hanno idea di come approcciare al mercato?

Partite dal concetto che non tutti capiranno la vostra idea, sforzatevi di pensare come i vostri potenziali clienti, ma sopratutto crederci, crederci, crederci.

Quali sono i prossimi appuntamenti di AkInnovation?

Stiamo organizzando altre due fiere una a Bologna ed una Firenze, e contemporaneamente portiamo avanti il nostro sistema di rilevazione dati ampliando la sua capacità di rilevazione di dati medicali.
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